Klient se potýkal s obrovskou administrativní zátěží a nákladnými neefektivitami způsobenými manuálními, chybovými procesy. Klíčovým problémem byla obtížná detekce a odstraňování duplicitních dat napříč několika oddělenými systémy, což vyžadovalo pokročilejší řešení než tradiční metody.
Snížení nákladů na back-office prostřednictvím automatizace a AI
Země klientaGermany
- Typ klientaMalý nebo střední podnik
- OdvětvíInformační a komunikační technologie
- Oblast nasazeníNezávislé na oblasti
- AI technologieAI agenti a orchestrace úloh, Generativní AI, Konverzační AI (chatboti, voiceboti), Velké jazykové modely (LLMs), Zpracování přirozeného jazyka (NLP)
- Přínos pro byznysEfektivita provozu a úspory nákladů, Produktivita a podpora zaměstnanců
- Typ datDokumenty / semistrukturovaná data, Strukturovaná tabulková data, Textová data
- Model dodání Služba / Předplatné
- NasazeníCloudové řešení
- Klíčové schopnostiGenerativní obsah a syntetická data, Konverzační a jazyková interakce
- Fáze projektuŠkálování / rozšířená implementace
- Formy řešeníKonverzační rozhraní, Webový portál / dashboard
Popis řešení
Obchodní problém
Řešení
Řešení spočívalo ve vytvoření jednotné, automatizované databáze, která centralizovala všechna administrativní data. Tento systém využíval AI validaci k automatické prevenci duplicitních záznamů. Zároveň automatizoval proces onboardingu zaměstnanců a další back-office úkoly, což výrazně snížilo potřebu manuální práce a zlepšilo celkovou efektivitu.
Hlavní uživatelé řešení
Hlavními uživateli jsou administrativní pracovníci, back-office personál a HR týmy.
Použité technologie
Make, Airtable, AI Foundational Models
Dodatečné služby
- Identifikace a prioritizace vhodných use‑casů
Implementace
Vlastník projektu na straně klienta
Vedoucí funkční / provozní jednotky
Participace na straně klienta
- Business / Product Owner
- Doménoví / procesní odborníci
- Data & ML specialisté
- Koncoví uživatelé
Forma zapojení dodavatele
Pouze technická podpora / konzultace
Provoz a údržba
Provozní model
Interní tým
Dopad a výsledky
Kvalitativní přínosy
Implementace řešení výrazně zlepšila kvalitu administrativních procesů odstraněním lidských chyb a zajištěním konzistence dat. Centralizovaná, spolehlivá databáze zlepšila přístup k informacím, což vedlo k efektivnějšímu rozhodování. Změna také zlepšila zaměstnaneckou zkušenost, protože uvolnila pracovníky od rutinních, monotónních úkolů, aby se mohli soustředit na strategičtější činnosti.
Kvantitativní výsledky
Úspory nákladů: Klient ušetřil 125 000 € ročně na back-office nákladech. Snížení zátěže: Administrativní zátěž klesla z ekvivalentu tří plných úvazků na pouhý půl úvazek.
Poučení a doporučení
Klíčové faktory úspěchu
Úspěch projektu vycházel z jasného vymezení obchodního problému (vysoké administrativní náklady a zátěž) a zvolení vhodné technologie. Využití platformy Make pro vytvoření jednotné databáze s funkcemi poháněnými AI bylo klíčové pro efektivní vyřešení problému.
Doporučení pro ostatní
Identifikujte měřitelný problém: Zaměřte se na konkrétní obchodní výzvu s jasnou příležitostí k úsporám nebo zvýšení efektivity. Využívejte moderní platformy: Zvažte flexibilní low-code/no-code nástroje, které umožňují rychlou implementaci. Zapojte procesní odborníky: Úspěch závisí na hluboké znalosti vašich interních procesů.
